Datenschutzerklärung für Stellenbewerbende

Stand: 5. Mai 2023

1. Worum geht es?

Swisstransplant – Schweizerische Stiftung für Organspende und Transplantation, Effingerstrasse 1, 3011 Bern, (auch wir) informieren mit dieser Datenschutzerklärung, wie Personendaten von Stellenbewerbenden im Zusammenhang mit Online-Bewerbungen (inkl. E-Mail) sowie Bewerbungen via Post bei uns bearbeitet werden. «Personendaten» sind alle Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können, und «bearbeiten» meint jeden Umgang damit, z.B. die Beschaffung, Verwendung und Bekanntgabe.

Als Stellenbewerbende im Sinne dieser Datenschutzerklärung (auch Sie) gelten Personen, welche sich um eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben oder eine Spontanbewerbung bei uns einreichen.

Diese Datenschutzerklärung gilt ergänzend zu unserer bestehenden «Allgemeinen Datenschutzerklärung» auf unserer Website, die Sie informiert, wie wir Ihre Personendaten ausserhalb Ihrer Bewerbung bearbeiten, z.B. im Zusammenhang mit Ihrem Besuch auf unserer Website.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, die vorliegende Datenschutzerklärung zu lesen. Bei Fragen sind wir gerne für Sie da.

 

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich?

Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist die folgende Rechtsträgerin die «Verantwortliche», d.h. die datenschutzrechtlich in erster Linie zuständige Stelle:

Swisstransplant – Schweizerische Stiftung für Organspende und Transplantation

Effingerstrasse 1, 3011 Bern

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden:

info@STOP-SPAM.swisstransplant.org / +41 58 123 80 00

3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten Personendaten von Ihnen, sofern diese Ihre Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit Ihrer separaten Einwilligung. Angaben zu den Zwecken dieser Bearbeitung finden Sie in Ziff. 4. Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bekanntzugeben.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. über Familienangehörige oder Arbeitskollegen bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Dritten über unsere Datenbearbeitung informiert sind. Sie dürfen dazu gerne eine Kopie dieser Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen.

Wir bearbeiten die folgenden Personendaten von Ihnen, soweit sie uns bekannt sind bzw. werden, jeweils mit den aktuellen und auch den früheren Informationen, falls sich Angaben im Lauf der Zeit ändern:

  • Stammdaten und Kontaktinformationen: Im Zusammenhang mit Ihrer (Online-)Bewerbung erhalten wir bestimmte Grunddaten, die wir für die Prüfung, die Begründung und die mögliche Durchführung eines Arbeitsvertrags einschliesslich der Kommunikation mit Ihnen benötigen.

Beispiele: Vor- und Nachname, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum und Alter, Heimatort und Nationalität, Geschlecht, Sprachkenntnisse, Zivilstand, Familienstand und Anzahl Kinder, Namen von Familienangehörigen, Notfallkontakte, Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung, Foto- und Videoaufnahmen, Angaben aus Ausweisen, Militärstatus, Angaben zu einer Gewerkschaftszugehörigkeit und politischen Ämtern, Angaben zu Hobbies und Interessen, Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit und über Vorstrafen und Betreibungen.

  • Daten im Zusammenhang mit Ihrer aktuellen Stelle und den organisatorischen Rahmenbedingungen für ein mögliche Anstellung: Im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten oder generieren und bearbeiten wir – neben den persönlichen Daten und Kontaktinformationen (siehe oben) – diverse weitere Angaben über Sie, Ihre aktuelle Anstellung und die organisatorischen Rahmenbedingungen.

Beispiele: Angaben zur Kündigungsfrist des aktuellen Arbeitsvertrags, Daten im Zusammenhang mit Ihrer Stelle und Ihrem Arbeitsvertrag, berufliche Leistungen, Arbeitsinhalt und Arbeitszufriedenheit, Gehaltswunsch, Ihre Motivation, ggf. Angaben zu einer Behinderung (nur sofern relevant für die ausgeschriebene Position), Angaben zu besonderen gesundheitlichen, religiösen und anderen Bedürfnissen im Zusammenhang mit der Anstellung, soweit vorgeschrieben gewerkschaftliche Angaben.

  • Bewerbungen, beruflicher Werdegang und Aus- und Weiterbildungen: Im Rahmen einer Bewerbung erhalten wir Angaben über Ihren Werdegang, Qualifikationen und Ausbildungen.

Beispiele: Lebenslauf, Angaben über Zertifikate, Diplome, Arbeitszeugnisse oder -bestätigungen und andere Angaben über Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen, Sprachenkenntnisse, Angaben über frühere Stellen und Arbeitgeber, Referenzpersonen und deren Kontaktdaten, Auskünfte von Referenzpersonen, Auskünfte aus amtlichen Registern, Angaben aus Interviews, Assessments und Eignungstests, Angaben über externe Mandate, Ämter und Funktionen und Angaben aus öffentlich zugänglichen Profilen in sozialen Medien (insbesondere LinkedIn-Profil; soweit diese zur geschäftlichen oder beruflichen Nutzung bestimmt sind) und weitere Angaben aus der Bewerbung und aus dem Internet und anderen öffentlichen Quellen.

  • Weitere Daten: Wir können u.U. weitere Personendaten bearbeiten, die wir hier nicht abschliessend nennen können. Wir informieren Sie separat über die Bearbeitung solcher Daten im Rahmen des Möglichen.

Wir bearbeiten viele der genannten Daten nur, wenn Sie sie freiwillig bekanntgeben. Bestimmte Daten müssen wir bearbeiten, damit wir eine Bewerbung prüfen können. Wir weisen Sie jeweils darauf hin, falls es nicht aus den Umständen klar ist, ob bestimmte Angaben zwingend sind. Das gilt jeweils auch für bestimmte besonders schützenswerte Personendaten wie z.B. Gesundheitsdaten.

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Personendaten?

Die in Ziff. 3 genannten Daten bearbeiten wir zu unterschiedlichen Zwecken, die mit Ihrer Stellenbewerbung im Zusammenhang stehen, insbesondere zu den folgenden Zwecken:

  • Prüfung von Bewerbungsunterlagen und der Eignung einer/eines Stellenbewerbenden

Beispiele: Die Beurteilung der Eignung für eine bestimmte Stelle bei uns, auf die Sie sich bewerben oder für die wir Sie anfragen, die Beurteilung der Eignung für andere Stellen oder Positionen bei uns, einschliesslich der Prüfung bzw. Nachprüfung von Unterlagen und weiteren Angaben (zur Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten siehe Ziff. 8), der Überprüfung von Referenzen, Durchführung von Hintergrund- bzw. Sicherheitsüberprüfungen (falls erforderlich).

  • Vorbereitung und Abschluss von Arbeitsverträgen

Beispiele: Ausarbeitung, Verhandlung und Abschluss des Arbeitsvertrags.

  • Analyse des Bewerbungsprozesses

Beispiele: Prüfung Ihrer Zufriedenheit mit dem Bewerbungsprozess, sofern Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

  • Sicherstellung des Geschäftsbetriebs und weitere Sicherheitszwecke

Beispiele: Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen, Dokumentation von Sicherheitsvorfällen, Datenschutzverletzungen, Beschwerden, Interaktionen mit Behörden und Dritten und von anderen relevanten Ereignissen und entsprechender Massnahmen, die sich auf Sie beziehen bzw. in denen Angaben über Sie enthalten sind.

  • Untersuchungen und Rechtsverfahren

Beispiele: die Prävention, Aufklärung und Verfolgung von möglichen Fehlverhalten einer/eines Stellenbewerbenden gegen das Gesetz, einschliesslich der Prüfung von Beschwerden, Hinweisen und Beanstandungen, Auswertung von Überwachungsmassnahmen und Durchführung von Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Untersuchungen und Verfahren und Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Über weitere Zwecke informieren wir Sie separat, sofern das möglich ist und wir zur Information verpflichtet sind.

5. Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?

Grundsätzlich haben nur Personen Einsicht in Ihre Personendaten, die mit Ihrer Stellenbewerbung zu tun haben, insbesondere unsere Personalfachleute und potenzielle Vorgesetzte. Diese Personen unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht und sind für den Datenschutz und die Datensicherheit sensibilisiert.

Wir können Personendaten an andere Empfangende weitergeben, wenn dies für die genannten Zwecke (Ziff. 4) erforderlich ist und soweit dies rechtlich erlaubt ist. Dabei handelt es sich insbesondere um Empfänger der folgenden Kategorien:

  • Frühere Arbeitgebende, Vermieterinnen, Vermieter und andere Dritte, von denen wir Auskünfte über Sie erhalten.

Beispiele: Einholung von Referenzen zur Prüfung der Bewerbung (soweit dies erlaubt ist).

  • Online-Bewerbungsplattformen: Wir können Ihre Personendaten an Online-Bewerbungsplattformen weitergeben, deren Dienstleistungen wir in Anspruch nehmen. Stellenbewerbende, die ihre Bewerbung via E-Mail einreichen, werden gebeten, sich über recruiting@swisstransplant.org zu bewerben. Die Datenschutzerklärung von Swisstransplant finden Sie hier: Datenschutz - Swisstransplant.
  • Dienstleistende, die Zugriff auf Ihre Personendaten haben können

Beispiele: IT-Dienstleistende, Wartungs- und Supportdienstleistende, Reinigungsunternehmen, Bewachungsunternehmen.

  • Kunden und sonstige Dritte, mit denen wir zusammenarbeiten

Beispiele: Werbedienstleistende, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien

  • Branchenorganisationen und weitere Gremien, bei denen Sie im Zusammenhang mit Ihrem aktuellen Arbeitsverhältnis involviert sind

Beispiele: Vereine, Branchen- und andere Verbände

  • Behörden und Amtsstellen, Beteiligte an Rechtsverfahren

Beispiele: Sozialversichernde, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden in der Schweiz und im Ausland, wenn die Bekanntgabe dazu dient, Gesetze einzuhalten bzw. deren Einhaltung zu prüfen, Anfragen von zuständigen Behörden zu beantworten oder an Untersuchungen und Verfahren teilzunehmen; Gegenparteien und sonstige Parteien in Verfahren; Sachverständige, Zeuginnen und Zeugen.

  • Erwerbende oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Vermögenswerten

6. Geben wir Personendaten ins Ausland bekannt?

Nicht alle Empfängerinnen und Empfänger von Daten befinden sich in der Schweiz, besonders einige Dienstleisterinnen und Dienstleister im Ausland. Empfängerinnen und Empfänger können sich daher auch ausserhalb der Schweiz und des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) befinden, insbesondere in den USA, aber auch in anderen Ländern weltweit. Wir können Behörden und anderen Personen im Ausland auch dann Daten übermitteln, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder etwa im Rahmen eines Unternehmensverkaufs oder eines Gerichtsverfahrens. Nicht alle dieser Staaten gewährleisten derzeit ein dem schweizerischen Recht entsprechendes Datenschutzniveau.

Wir gleichen den niedrigeren Schutz durch entsprechende Verträge aus, besonders die von der Europäischen Kommission ausgestellten und dem schweizerischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) anerkannten Standardvertragsklauseln. Weitere Angaben dazu und eine Kopie dieser Klauseln finden Sie unter www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html.

In bestimmten Fällen können wir Daten im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben auch ohne solche Verträge übermitteln, z.B. wenn Sie in die entsprechende Bekanntgabe eingewilligt haben oder wenn die Bekanntgabe für die Vertragsabwicklung, für die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder für überwiegende öffentlichen Interessen erforderlich ist.

7. Was gilt bei automatisierten Entscheidungen?

Als «automatisierte Einzelentscheidung» gelten Entscheidungen, die vollständig automatisiert erfolgen, d.h. ohne menschlichen Einfluss, und die rechtlichen Konsequenzen für die betroffene Person haben oder sie in anderer Weise erheblich beeinträchtigen. Das tun wir in der Regel nicht, werden Sie aber gesondert informieren, sollten wir in Einzelfällen automatisierte Einzelentscheidungen einsetzen. Sie haben in diesem Fall das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass eine natürliche Person die entsprechende Entscheidung überprüft.

8. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten, solange es für die Durchführung des konkreten Bewerbungsprozesses oder zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben erforderlich ist und solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (z.B. zu Dokumentations- und Beweissicherungszwecken und zur Wahrung und Verteidigung von Rechtsansprüchen). Wenn wir Sie für die Stelle berücksichtigen können, für die Sie sich beworben haben, bewahren wir Ihre Personendaten zudem für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses auf.

Bei erfolglosen Bewerbungen werden Ihre Daten gelöscht. Sofern Sie damit einverstanden sind, können wir die Daten aus Ihrer Bewerbung während einem Zeitraum von 6 Monaten aufbewahren, um Ihre Eignung für spätere Vakanzen zu bewerten und uns mit Ihnen in Verbindung setzen zu können. Wenn Ihrerseits keine Einwilligung gegeben ist, verzichten wir auf die Bearbeitung Ihrer Personendaten zu diesen Zwecken.

9. Wie schützen wir Ihre Personendaten?

Wie treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Sicherheitsrisiken lassen sich allerdings generell nicht ganz ausschliessen; Restrisiken sind unvermeidbar.

10. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Sie haben in Bezug auf Ihre von uns bearbeiteten Personendaten bestimmte Rechte, damit Sie unsere Bearbeitung kontrollieren bzw. beeinflussen können. Das sind insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft: Sie haben das Recht, jederzeit schriftlich und grundsätzlich kostenlos Auskunft über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten zu erhalten.
  • Berichtigung: Sie können jederzeit und kostenlos von uns verlangen, dass wir Ihre Personendaten berichtigen, vervollständigen oder aktualisieren, wenn sie nicht korrekt sind.
  • Widerspruch: Sie können unseren Datenbearbeitungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen.
  • Übertragung: Sie haben auch das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen Dritten übertragen zu lassen, wenn wir die Daten automatisiert bearbeiten und soweit die entsprechende Datenbearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
  • Widerruf von Einwilligungen: Wenn wir Ihre Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung bearbeiten (dazu Ziff. 3), können Sie diese Einwilligung grundsätzlich jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf wirkt jeweils nur für die Zukunft.

Einzelne dieser Rechte gelten u.U. im Einzelfall nicht, und wir können berechtigt oder verpflichtet sein die Erfüllung eines Rechts einzuschränken oder aufzuschieben. Wir informieren Sie in einem solchen Fall entsprechend.

Sie haben jederzeit auch das Recht, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie mit unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten Daten nicht einverstanden sind (www.edoeb.admin.ch).

11. Können wir diese Datenschutzerklärung ändern?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation jederzeit anzupassen.