Dichiarazione di protezione dei dati per candidate e candidati

Ultimo aggiornamento: 05.05.2023

1. Di cosa si tratta?

Swisstransplant – Fondazione svizzera per il dono e il trapianto di organi, con sede in Effingerstrasse 1, 3011 Berna, (di seguito anche noi) informa con la presente Dichiarazione di protezione dei dati in che modo vengono trattati i dati personali di candidate e candidati a posizioni presso Swisstransplant nell’ambito di candidature inoltrate online (comprese quelle via e-mail) nonché per posta. Il termine «dati personali» indica tutte le informazioni che possono essere messe in relazione a una determinata persona, «trattare» ne indica qualunque forma di elaborazione, ad esempio la raccolta, l’utilizzo e la divulgazione.

Sono candidate e candidati in conformità alla presente Dichiarazione di protezione dei dati (di seguito anche voi) le persone che si candidano per una posizione da noi pubblicata o che inoltrano presso di noi una candidatura spontanea.

La presente Dichiarazione di protezione dei dati costituisce un’integrazione alla «Dichiarazione di protezione dei dati generale» del nostro sito che descrive il modo in cui vengono trattati i vostri dati personali in ambiti diversi da quelli di una candidatura, ad esempio in relazione alla vostra visita al nostro sito.

Vi preghiamo di dedicare il tempo necessario alla lettura della presente Dichiarazione di protezione dei dati. In caso di domande non esitate a contattarci.

2. Chi è il titolare del trattamento dei vostri dati personali?

«Titolare» del trattamento dei dati in conformità alla presente Dichiarazione di protezione dei dati è il seguente soggetto giuridico, ossia l’organismo responsabile principale in materia di protezione dei dati:

Swisstransplant – Fondazione nazionale svizzera per il dono e il trapianto di organi
Effingerstrasse 1, 3011 Berna

In caso di domande relative alla protezione dei dati potete rivolgervi a noi al seguente indirizzo:

info@STOP-SPAM.swisstransplant.org / +41 58 123 80 00

3. Quali dati personali trattiamo?

Trattiamo i vostri dati personali nella misura in cui sono correlati alla vostra idoneità al rapporto di lavoro o sulla base del vostro consenso accordato separatamente. Trovate informazioni sui fini di tale trattamento al punto 4. Non siete obbligati a fornirci i vostri dati.

Qualora ci forniate dati su altre persone, ad esempio su familiari o colleghi, presumiamo che siate autorizzati a farlo e che tali dati siano corretti. Vi preghiamo di assicurarvi che tali terzi siano informati circa il nostro trattamento dei dati. A tale scopo potete mettere a disposizione delle persone interessate la presente Dichiarazione di protezione dei dati.

Trattiamo i seguenti dati che vi riguardano, nella misura in cui ci sono o diventano noti, tenendo conto sia delle informazioni attuali che di quelle passate, nel caso tali informazioni cambino con il passare del tempo:

• Dati base e informazioni di contatto: nell’ambito della vostra candidatura (online) riceviamo alcuni dati di base di cui necessitiamo per l’esame, la costituzione e l’eventuale esecuzione di un contratto di lavoro, compresa la comunicazione con voi.

Esempi: nome e cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo e-mail, data di nascita ed età, luogo d’origine e nazionalità, genere, conoscenze linguistiche, stato civile, situazione familiare e numero di figli, nomi di familiari, contatti d’emergenza, permesso di lavoro e di dimora, fotografie e registrazioni video, informazioni derivate da documenti d’identità, informazioni concernenti il servizio militare, informazioni sull’adesione a un sindacato e sulle cariche politiche rivestite, informazioni su hobby e interessi, informazioni sulla vostra confessione religiosa e su precedenti penali e procedure di esecuzione.

• Dati relativi alla vostra occupazione attuale e alle condizioni quadro di carattere organizzativo per una possibile assunzione: nell’ambito della vostra candidatura riceviamo o generiamo e trattiamo, oltre ai dati personali e alle informazioni di contatto (vedi sopra), diverse altre informazioni che riguardano voi, il vostro impiego attuale e le condizioni quadro di natura organizzativa.

Esempi: informazioni sul termine di disdetta del contratto di lavoro attuale, dati relativi al vostro impiego e al vostro contratto di lavoro, prestazioni professionali, mansioni e soddisfazione lavorative, retribuzione richiesta, la vostra motivazione, eventualmente informazioni circa una disabilità (solo se rilevante per la posizione pubblicata), indicazioni su particolari esigenze di salute, di religione o di altra natura in relazione all’occupazione, indicazioni circa l’adesione a un sindacato, ove richiesto dalla legge.

• Candidature, esperienza professionale, formazione e perfezionamento: nell’ambito di una candidatura riceviamo informazioni sulla vostra esperienza professionale, sulle vostre qualifiche e sul vostro percorso formativo.

Esempi: curriculum, informazioni su certificazioni, diplomi, certificati o conferme di lavoro e altre informazioni circa capacità, competenze e qualifiche, competenze linguistiche, indicazioni concernenti occupazioni e datori di lavoro precedenti, referenze e relativi dati di contatto, informazioni derivate da referenze, informazioni tratte da registri ufficiali, indicazioni tratte da colloqui, assessment e test attitudinali, informazioni su mandati, cariche e funzioni esterni e informazioni tratte dai profili di social media accessibili pubblicamente (in particolare il profilo LinkedIn, nella misura in cui questo sia destinato a un uso imprenditoriale e professionale) nonché altre indicazioni tratte dalla candidatura e da Internet e altre fonti accessibili pubblicamente.

• Altri dati: eventualmente possiamo trattare altri dati personali che in questa sede non possiamo elencare in modo esaustivo. Per quanto possibile, vi informiamo separatamente del trattamento di tali dati.

Trattiamo molti dei dati summenzionati solo se li fornite spontaneamente. Alcuni dati devono essere trattati affinché possiamo esaminare la vostra candidatura. Qualora le circostanze non lo rendano evidente, vi segnaliamo se determinate informazioni sono necessarie. Ciò vale anche per determinati dati personali degni di particolare protezione, quali ad esempio i dati sullo stato di salute.

4. Per quale finalità trattiamo i vostri dati personali?

Trattiamo i dati elencati al punto 3 per diverse finalità correlate alla vostra candidatura, in particolare per le seguenti finalità:

• Esame dei documenti di candidatura e dell’idoneità di una candidata / un candidato

Esempi: la valutazione dell’idoneità a una posizione presso di noi per la quale vi candidate o per la quale vi richiediamo, la valutazione dell’idoneità ad altre occupazioni o posizioni presso di noi, compreso l’esame e la verifica di documenti e di altre informazioni (per la durata di conservazione dai vostri dati vi rimandiamo al punto 8), la verifica di referenze, l’esecuzione di controlli dei precedenti personali e di sicurezza (se necessario).

• Preparazione e conclusione di contratti di lavoro

Esempi: elaborazione, negoziazione e conclusione del contratto di lavoro.

• Analisi del processo di candidatura

Esempi: verifica del vostro grado di soddisfazione relativamente al processo di candidatura, se avete accordato il vostro consenso.

• Garanzia della continuità operativa e altri scopi di sicurezza

Esempi: sicurezza degli edifici compreso il controllo degli accessi, documentazione di incidenti di sicurezza, di violazioni della protezione dei dati, di reclami, di interazioni con autorità e parti terze nonché di eventi rilevanti e delle misure relative che si riferiscono a voi o che contengono informazioni che vi riguardano.

• Indagini e procedimenti giudiziari

Esempi: la prevenzione, il chiarimento e la persecuzione di possibili comportamenti illeciti di una candidata / un candidato, compreso l’esame di lamentele, indicazioni e contestazioni, la valutazione di misure di sorveglianza e lo svolgimento di indagini, la collaborazione a indagini e procedimenti giudiziari nonché la rivendicazione, l’esercizio e la difesa di diritti legali.

Vi informiamo in sede separata di altre finalità, se ciò è possibile e se siamo tenuti a farlo.

5. A chi trasmettiamo i vostri dati personali?

In linea di principio hanno accesso ai vostri dati personali solo le persone che hanno a che fare con la vostra candidatura, in particolare i nostri addetti dell’ufficio del personale e i potenziali superiori. Queste persone sono soggette a un obbligo di riservatezza e sono stati sensibilizzate alla protezione e alla sicurezza dei dati.

Siamo autorizzati a trasmettere i dati personali ad altri destinatari, se ciò è necessario ai fini summenzionati (punto 4) e nella misura permessa dalla legge. Si tratta in particolari di destinatari facenti parte delle seguenti categorie:

• Datori di lavoro precedenti, locatrici e locatori e altri terzi dai quali riceviamo informazioni sulla vostra persona.

Esempi: richiesta di referenze per l’esame della candidatura (nei limiti consentiti dalla legge).

• Piattaforma di candidatura online: possiamo trasmettere i vostri dati personali a piattaforme di candidatura online dei cui servizi ci avvaliamo. Le candidate e i candidati che inoltrano le loro candidature via e-mail vengono pregati di presentare la loro candidatura all’indirizzo recruiting@swisstransplant.org. La Dichiarazione di protezione dei dati di Swisstransplant è disponibile qui: Protezione dei dati - Swisstransplant.
• Fornitori di servizi che possono avere accesso ai vostri dati personali

Esempi: fornitori di servizi informatici, fornitori di servizi di manutenzione e di supporto, imprese di pulizia, imprese di sorveglianza.

• Clienti e altri terzi  con i quali collaboriamo

Esempi: fornitori di servizi pubblicitari, agenzie di recupero crediti, agenzie di informazione creditizia

• Organizzazioni di settore e altri organi nei quali siete impegnati a causa del vostro rapporto di lavoro attuale

Esempi: associazioni, organizzazioni interprofessionali e altre organizzazioni

• Autorità e pubblici uffici, soggetti coinvolti in procedimenti giudiziari

Esempi: assicurazioni sociali, tribunali, autorità di perseguimento penale in Svizzera e all’estero se la divulgazione dei dati ha lo scopo di rispettare le leggi o di verificarne il rispetto, rispondere a richieste delle autorità competenti o partecipare a indagini e procedimenti giudiziari; controparti e altre parti di procedimenti, consulenti tecnici, testimoni.

• Acquisitori o persone interessate all’acquisizione di rami aziendali, società o attività

6. Trasmettiamo i vostri dati personali all’estero?

Non tutti i destinatari dei dati si trovano in Svizzera: in particolare, alcuni soggetti fornitori di servizi hanno sede all’estero. Per tale motivo, è possibile che le persone destinatarie dei dati si trovino al di fuori della Svizzera e dello Spazio economico europeo (SEE) e in particolare negli Stati Uniti, ma anche in altri Paesi. Siamo autorizzati a trasmettere dati ad autorità e ad altre persone all’estero anche qualora sussistano obblighi di legge oppure nell’ambito della vendita di una società o di un procedimento giudiziario. Attualmente, non tutti i Paesi garantiscono un livello di protezione dei dati conforme alla legge svizzera.

Sopperiamo al livello inferiore di protezione tramite contratti corrispondenti, in particolare con  le clausole contrattuali tipo emanate dalla Commissione europea e riconosciute dall’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). Ulteriori informazioni al riguardo e una copia di queste clausole tipo sono disponibili all’indirizzo https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/it/home/datenschutz/arbeit_wirtschaft/datenuebermittlung_ausland.html.

In determinati casi siamo autorizzati a trasmettere dati in conformità alle disposizioni in materia di protezione dei dati anche senza tali contratti, ad esempio se avete accordato il vostro consenso alla specifica trasmissione dei dati oppure se la trasmissione è necessaria per l’esecuzione del contratto, per l’accertamento, l’esercizio o l’affermazione di diritti o se è di preponderante interesse pubblico.

7. Che cosa vale per i processi decisionali automatizzati?

I «processi decisionali individuali automatizzati» sono decisioni prese in maniera del tutto automatica, cioè senza coinvolgimento umano, e che producono effetti giuridici sulle persone interessate o incidono negativamente in altro modo sulle persone coinvolte. Di regola ci asteniamo da tali processi decisionali, ma vi forniamo un avviso specifico, qualora in singoli casi dovessimo avvalerci di processi decisionali individuali automatizzati. In tal caso avete il diritto di presentare il vostro punto di vista e di richiedere che la rispettiva decisione sia verificata da una persona fisica.

8. Per quanto tempo trattiamo i dati personali?

Conserviamo i vostri dati per tutto il tempo necessario allo svolgimento del processo concreto di candidatura o al rispetto di obblighi legali e finché abbiamo un legittimo interesse alla conservazione dei dati (ad esempio a fini di documentazione o di conservazione di prove e per la salvaguardia e difesa di diritti legali). Inoltre, se vi assumiamo nella posizione per la quale vi siete candidati, conserviamo i vostri dati personali per l’esecuzione del rapporto di lavoro.

In caso di esito negativo della candidatura i vostri dati vengono cancellati. Qualora acconsentiate, possiamo conservare i dati della vostra candidatura per un periodo di sei mesi, al fine di valutare la vostra idoneità a posizioni lavorative aperte in un secondo momento e per potervi contattare. In mancanza del vostro consenso, rinunciamo al trattamento dei vostri dati per tali finalità.

9. Come proteggiamo i vostri dati personali?

Adottiamo le misure di sicurezza adeguate per preservare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei vostri dati personali, per proteggerli da trattamenti non autorizzati o illegittimi e per contrastare il pericolo di una loro perdita, di modifica accidentale, di divulgazione involontaria o di accesso non autorizzato. Tuttavia, i rischi per la sicurezza non possono essere del tutto esclusi in generale; rischi residui sono inevitabili.

10. Quali diritti avete in relazione ai vostri dati personali?

In relazione ai vostri dati personali da noi trattati godete di determinati diritti per controllare ed esercitare un influsso sul nostro trattamento. In particolare, si tratta dei seguenti diritti:

• Accesso: avete il diritto di ottenere in qualsiasi momento in forma scritta e assolutamente gratuita informazioni sui vostri dati personali trattati da noi.
• Rettifica: potete richiedere in qualsiasi momento e a titolo gratuito che rettifichiamo, completiamo o aggiorniamo i vostri dati personali, qualora non siano corretti.
• Opposizione: potete opporvi in qualunque momento al nostro trattamento dei dati con effetto per il futuro.
• Portabilità: avete il diritto di ricevere o trasmettere a terzi determinati dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, se sottoponiamo i dati a un trattamento automatico e se il relativo trattamento si fonda sul vostro consenso o è necessario per l’adempimento di un contratto.
• Revoca dei consensi: se trattiamo i vostri dati personali sulla base del vostro consenso (si veda il punto 3 al riguardo), potete revocare in qualsiasi momento tale consenso. La revoca del consenso ha effetto solo per il futuro.

In singoli casi, alcuni di questi diritti possono eventualmente non avere validità, ed è possibile che siamo autorizzati od obbligati a limitare o differire l’esercizio di un diritto. In tal caso vi informeremo di conseguenza.

Inoltre, avete diritto a presentare in qualsiasi momento un reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza, qualora non siate soddisfatti del nostro trattamento dei vostri dati personali (http://www.edoeb.admin.ch).

11. Possiamo modificare la presente Dichiarazione di protezione dei dati?

La presente Dichiarazione di protezione dei dati non è parte di un contratto in essere con voi. Ci riserviamo il diritto di modificare la presente Dichiarazione di protezione dei dati in qualsiasi momento.