Déclaration de protection des données concernant les candidats à un emploi

Version : vendredi 5 mai 2023

1. De quoi s’agit-il ?

Par la présente déclaration de protection des données, Swisstransplant (aussi « nous »), Fondation nationale suisse pour le don et la transplantation d’organes, Effingerstrasse 1, CH-3011 Berne, vous explique comment les données personnelles des candidat(e)s à un emploi sont traitées par nos soins dans le cadre de candidatures en ligne (y compris par e-mail) ou adressées par voie postale. On entend par « données personnelles », toutes les informations pouvant se rapporter à une personne déterminée, et par « traitement », toute action exercée sur lesdites données telle que leur collecte, leur utilisation et leur communication.

Dans le cadre de la présente déclaration, on entend par « candidat(e)s à un emploi » (aussi « vous »), les personnes qui ont répondu à une offre d’emploi de notre part, ou qui nous ont adressé une candidature spontanée.

La présente déclaration vient compléter notre actuelle « déclaration générale de protection des données » publiée sur notre site Internet, qui vous explique comment nous traitons vos données personnelles en dehors de votre candidature, par ex. dans le cadre d’une visite que vous effectuez sur notre site Internet.

Veuillez prendre le temps de lire attentivement la présente déclaration de protection des données. Nous sommes à votre disposition en cas de questions.

2. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles ?

L’entité juridique responsable dans le cadre de la présente déclaration (ou la « responsable »), qui est donc en premier lieu compétente concernant la protection des données est :

Swisstransplant – Fondation nationale suisse pour le don et la transplantation d’organes

Effingerstrasse 1, CH-3011 Berne

En cas de questions relatives à la protection des données, n’hésitez pas à nous contacter :

info@STOP-SPAM.swisstransplant.org/+41 58 123 80 00

3. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Nous traitons vos données personnelles, dans la mesure où elles concernent votre qualification pour un emploi, ou après avoir obtenu séparément votre consentement. Vous trouverez les informations relatives à la finalité des traitements au point 4. Vous n’êtes pas tenu(e) de nous communiquer des données.

Si vous nous communiquez des données concernant d’autres personnes telles que des membres de votre famille, ou des collègues de travail, nous partons du principe selon lequel vous y êtes autorisé(e) et que ces données sont exactes. Veuillez vous assurer que ces tiers sont informés du traitement que nous effectuons sur les données. À cette fin, vous pouvez volontiers leur fournir une copie de la présente déclaration.

Nous traitons les données personnelles exposées ci-après, si nous en avons connaissance ou qu’elles nous sont communiquées, en utilisant à chaque fois les informations actuelles ainsi que celles connues précédemment, si les informations ont évolué au cours du temps.

• Données de base et coordonnées : dans le cadre de votre candidature (en ligne), nous recevons certaines données de base dont nous avons besoin pour la vérification, la justification et l’éventuelle conclusion d’un contrat de travail, ainsi que pour communiquer avec vous.
  Exemples : prénom, nom, adresse du domicile, numéro de téléphone, adresse e-mail, date de naissance et âge, lieu d’origine et nationalité, sexe, connaissances en langues, état civil, situation familiale et nombre d’enfants, noms des membres de la famille, contacts d’urgence, autorisation de travail et de séjour, photos et enregistrements vidéo, informations figurant sur votre carte d’identité, statut militaire, informations concernant l’appartenance à un syndicat et sur des mandats politiques, loisirs et centres d’intérêt, confession religieuse, données de casier judiciaire et en matière de poursuites.
   
• Données en rapport avec votre emploi actuel et les conditions-cadres organisationnelles dans l’éventualité d’une embauche : dans le cadre de votre candidature, outre les données personnelles et coordonnées (voir ci-dessus), nous recevons, générons ou traitons diverses informations vous concernant, votre emploi actuel et les conditions-cadres organisationnelles.
  Exemples : informations sur la période de préavis définie dans votre contrat de travail actuel, données concernant votre emploi et votre contrat de travail, vos performances professionnelles, la nature du travail et la satisfaction au travail, le salaire souhaité, votre motivation, le cas échéant, les informations concernant un handicap (uniquement si cela est pertinent dans le cadre du poste à pourvoir), informations relatives à des exigences particulières sur le plan médical, religieux ou autre à considérer dans le cadre de l’embauche, informations sur l’appartenance à un syndicat si c’est obligatoire.
   
• Candidatures, parcours professionnels, formation initiale et continue : dans le cadre de votre candidature, nous recevons des informations sur votre parcours professionnels, vos qualifications et vos formations.
  Exemples : CV, informations relatives aux certificats, diplômes, certificats ou attestations de travail, et autres informations sur les aptitudes, compétences et qualifications, informations sur les précédents emplois et employeurs, les personnes de référence et leurs coordonnées, renseignements fournis par les personnes de référence, informations provenant d’entretiens, d’évaluations et de tests d’aptitude, informations sur des mandats, offices et fonctions externes, informations provenant de profils de réseaux sociaux publics (notamment profil LinkedIn, dans la mesure où elles sont destinées à être utilisées dans le cadre de l’activité professionnelle), et autres informations provenant de la candidature, d’Internet et d’autres sources publiques.
   
• Autres données : le cas échéant, nous pouvons traiter d’autres données personnelles, dont nous ne pouvons dresser ici une liste exhaustive. Dans la mesure du possible, nous vous informons de façon séparée du traitement de telles données.

Nous traitons un grand nombre de ces données uniquement si vous nous les avez volontairement communiquées. Nous devons traiter certaines données, afin de pouvoir examiner une candidature. Si cela ne ressort pas clairement des circonstances, nous vous indiquons toujours si certaines informations sont obligatoires. Cela s’applique aussi aux données personnelles particulièrement sensibles telles que les données médicales.

4. À quelles fins traitons nous vos données personnelles ?

Nous traitons les données mentionnées au point 3 à des fins diverses, en rapport avec votre candidature, notamment aux fins suivantes :

• Examen des dossiers de candidature et de l’aptitude d’un(e) candidat(e)
  Exemples : l’appréciation de l’aptitude à occuper un poste déterminé chez nous, pour lequel vous nous avez adressé votre candidature ou que nous vous avons proposé, concernant d’autres postes ou fonctions dans notre entreprise, y compris l’examen et la vérification de documents et d’autres informations (concernant la durée de conservation de vos données, se référer au point 8), la vérification de références, d’antécédents, et la réalisation d’enquêtes de sécurité (si nécessaire).
   
• Préparation et conclusion des contrats de travail
  Exemples : rédaction, négociation et conclusion du contrat de travail.
   
• Analyse du processus de recrutement
  Exemples : examen de votre satisfaction par rapport au processus de recrutement, si vous y avez consenti.
   
• Garantir la continuité d’exploitation et autres objectifs de sécurité
  Exemples : sécurité des locaux y compris les contrôles d’accès, documentation d’incidents de sécurité, de violations de données, de plaintes, d’échanges avec les autorités et avec des tiers, d’autres événements significatifs et mesures prises en conséquence, se rapportant à vous, ou contenant des informations vous concernant.
   
• Enquêtes et procédures juridiques
  Exemples : la prévention, l’investigation et la poursuite d’actes répréhensibles d’un(e) candidat(e), y compris la vérification des plaintes, les signalements et réclamations, l’évaluation des mesures de surveillance et la conduite d’enquêtes, la participation à des enquêtes et procédures administratives, la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Nous vous informons d’autres finalités, si possible séparément, dans la mesure où nous sommes tenus de le faire et que nous le pouvons.

5. À qui communiquons-nous vos données personnelles ?

En principe, seules les personnes concernées par votre candidature ont accès à vos données personnelles, notamment les spécialistes en ressources humaines et vos potentiels supérieurs hiérarchiques. Ces personnes sont soumises à une obligation de confidentialité et sont sensibilisées en matière de protection et sécurité des données.

Nous pouvons communiquer des données personnelles à d’autres destinataires, si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés au point 4 et si la loi le permet. Il s’agit alors notamment des destinataires appartenant aux catégories suivantes :

• Anciens employeurs, bailleurs, et autres tiers, qui nous fournissent des renseignements sur vous.
  Exemples : demande de références dans le cadre de l’examen de la candidature (si cela est permis).
   
• Plateforme de candidature en ligne : nous pouvons communiquer vos données personnelles à une plateforme de candidature en ligne dont nous utilisons les prestations. Les candidat(e)s à un emploi adressant leur candidature par e-mail sont prié(e)s de l’envoyer à l’adresse recruiting@swisstransplant.org. La déclaration sur la protection des données de Swisstransplant est disponible ici : Protection des données - Swisstransplant.
   
• Prestataires pouvant avoir accès à vos données personnelles
  Exemples : prestataires informatiques, fournisseurs de services de maintenance ou d’assistance, entreprises de nettoyage, entreprises de surveillance, etc.
   
• Clients et autres tiers, avec lesquels nous travaillons
  Exemples : prestataires en publicité, entreprises de recouvrement, agences de renseignements économiques
   
• Interprofessions et autres instances, dans lesquelles vous êtes impliqué(e) du fait de votre emploi actuel
  Exemples : unions, interprofessions et autres associations
   
• Autorités et offices, parties à une action en justice
  Exemples : assureurs sociaux, tribunaux, autorités de poursuite pénale en Suisse et à l’étranger, lorsque la communication des données s’inscrit dans le respect des lois ou le contrôle de ce respect, sert à répondre aux demandes des autorités compétentes ou à collaborer à des enquêtes et procédures ; parties adverses et autres parties à la procédure ; experts et témoins.
   
• Acquéreurs ou personnes intéressées par l’acquisition de divisions opérationnelles, de sociétés ou d’actifs

6. Transmettons-nous des données personnelles à l’étranger ?

Tous les destinataires de données ne se trouvent pas en Suisse, notamment quelques prestataires de services basés à l’étranger. Les destinataires peuvent donc se trouver en dehors de la Suisse et de l’Espace économique européen (EEE ), notamment aux États-Unis, mais aussi dans d’autres pays à travers le monde. Nous pouvons également transmettre des données à des autorités et d’autres personnes à l’étranger quand la loi nous l’impose, ou par ex. dans le cadre de la cession d’une entreprise ou d’une procédure judiciaire. Actuellement, tous ces États ne garantissent pas un niveau de protection des données correspondant à celui prescrit par la loi suisse.

Nous compensons le moindre niveau de protection au moyen de contrats appropriés, notamment les clauses contractuelles types prescrites par la Commission européenne et reconnues par le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Vous trouverez de plus amples informations s’y rapportant et une copie de ces clauses sur www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html.

Dans certains cas, nous pouvons transmettre des données conformément aux prescriptions en matière de protection des données même sans de tels contrats, par ex. si vous avez consenti à cette transmission, ou si celle-ci est nécessaire pour l’exécution du contrat, la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, ou du fait de la primauté d’intérêts publics.

7. Qu’est-ce qui s’applique aux décisions automatisées ?

On entend par « décision individuelle automatisée », les décisions générées de façon entièrement automatisée, c’est-à-dire sans l’intervention humaine, et qui ont des conséquences juridiques pour la personne concernée, ou qui peuvent l’affecter par ailleurs de manière significative. En principe, nous ne les utilisons pas, mais si nous devions appliquer des décisions individuelles automatisées dans des cas particuliers, nous vous en informerions de façon séparée. Dans cette hypothèse, nous avez le droit d’exprimer votre opinion et de demander qu’une personne physique vérifie la décision correspondante.

8. Pendant combien de temps traitons-nous les données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles tant que cela est nécessaire pour assurer le bon déroulement du processus de recrutement, ou pour respecter les dispositions légales, et tant que nous avons un intérêt légitime à les conserver (par ex. à des fins de documentation et de preuves, et pour la préservation ainsi que la défense de droits). Si nous pouvons prendre en considération votre candidature pour le poste qui a motivé votre démarche, nous conservons alors vos données personnelles pour permettre l’exécution du contrat de travail.

Si votre candidature n’est pas retenue, vos données sont supprimées. Avec votre consentement, nous pouvons conserver vos données pendant six mois afin de pouvoir apprécier votre qualification pour des postes à pourvoir ultérieurement et prendre alors contact avec vous. En l’absence d’un consentement de votre part, nous renonçons à traiter vos données personnelles à cette fin.

9. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, pour empêcher des traitements non autorisés ou illicites, et prévenir le risque d’une perte, d’une modification accidentelle, d’une divulgation involontaire ou d’un accès non autorisé de vos données. De façon générale, on ne peut, cependant, exclure totalement les risques de sécurité ; un risque partiel demeure inévitable.

10. Quelles sont vos droits concernant vos données personnelles ?

Vous disposez de droits sur vos données personnelles que nous traitons, afin que vous puissiez contrôler ou influer sur les traitements que nous effectuons. Il s’agit notamment des droits suivants :

• Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir à tout moment, par écrit et en principe sans aucuns frais, des renseignements sur les données personnelles que nous traitons.
• Droit de rectification : vous pouvez exiger, à tout moment et sans aucun frais, la rectification par nos soins de vos données personnelles ou leur actualisation, si elles sont inexactes.
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données avec effet pour le futur.
• Droit à la portabilité : vous avez le droit de recevoir certaines données personnelles dans un format structuré courant et lisible par machine ou de les faire transmettre à un tiers, si nous traitons les données de façon automatisée, et dans la mesure où le traitement correspondant de ces données repose sur votre consentement ou est nécessaire à l’exécution du contrat.
• Révocation d’un consentement : si nous traitons vos données personnelles après avoir obtenu votre consentement (voir point 3), vous pouvez en principe révoquer ce consentement à tout moment. Cependant, une telle révocation peut avoir d’effet uniquement pour le futur.

Dans certains cas particuliers, les droits susmentionnés peuvent le cas échéant ne pas s’appliquer, et nous pouvons être autorisés ou tenus de restreindre ou de différer l’exercice d’un droit. Dans ce cas, nous vous en informerons.

Vous avez le droit d’adresser à tout moment une plainte au préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) si vous n’êtes pas d’accord avec les traitements que nous effectuons sur vos données personnelles (www.edoeb.admin.ch).

11. Pouvons-nous modifier cette déclaration de protection des données ?

La présente déclaration de protection des données ne fait pas partie intégrante d’un contrat conclu avec vous. Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment cette information relative à la protection des données.